Hiện nay, các chủ shop kinh doanh đang ưa chuộng sử dụng phương pháp quản lý đơn đặt hàng bằng excel; để có thể dễ dàng quản lý tốt hàng hóa; doanh thu của cửa hàng. Thế nhưng, không phải ai cũng biết cách sử dụng excel một cách thuần thục và đúng cách, mang lại hiệu quả cao. Do đó, trong bài viết hôm nay Điện Thoại Giá Kho sẽ chia sẻ với các bạn những mẫu file excel quản lý đơn đặt hàng một cách hiệu quả và đơn giản nhất. Cùng khám phá ngay bạn nhé!
tải Mẫu File Excel Quản Lý Đơn Hàng miễn phí
Xem nhanh
Vì Sao Nên Dùng Mẫu File Excel Để Quản Lý Đơn Đặt Hàng?
Khi chưa có excel thì đa số người kinh doanh lựa chọn phương pháp ghi chép bằng sổ sách để lưu thông tin, quá trình kinh doanh cũng như lợi nhuận hàng tháng. Phương pháp nay rất mất thời gian va dễ dàng bị đánh cấp thông tin nếu không may bị lạc mất. Cho đến khi excel ra đời đã giúp các nhà kinh doanh giải quyết những vấn đề đáng lo ngại đó. Giúp các bạn quản lý đơn hàng hiệu quả hơn, lưu chuyển thông tin dễ dàng, khách hàng sẽ được quản lý hiệu quả hơn.
Ưu Nhược Điểm Của Các Mẫu File Excel Quản Lý Đơn Đặt Hàng
Ưu điểm
- Dễ dàng thống kế dữ liệu: Các mẫu file excel quản lý đơn đặt hàng là một bảng tính được chia thành từng hàng và cột. Qua đó bạn có thể thêm hoặc bớt một trường thông tin nào đó tùy thích, miễn điều đó là cần thiết và dễ dàng thống kê dư liệu khi bạn cần.
- Tìm kiếm thông tin nhanh chóng: Khi đã cập nhật thông tin cũng như liệt kê ra các thông tin cần thiết; thì vào những lần mở file tiếp theo bạn có thể dễ dang tìm thấy thông tin mà mình cần. Không phải mất quá nhiều thời gian để rà soát lại sổ sách, số liệu, thông tin ghi chép sổ sách truyền thốn.
- Thiết lập hàm tính cho file Excel quản lý đơn hàng: Đây là một ưu điểm rất lớn của việc quản lý đơn đặt hàng bằng file excel. Vì nó sẽ giúp bạn tính toàn một cách nhanh chóng và tiện lợi; nhờ các hàm tính toán đã được cài đặt sẵn.
- Không mất phí: Một ưu điểm khác của việc quản lý đơn đặt hàng bằng excel là không cần tốn bất cứ chi phí nào. Bạn chỉ cần mở máy, cài excel và sử dụng ngay thôi.
Nhược điểm
- Các mẫu file excel quản lý đơn đặt hàng chỉ phù hợp và có thể áp dụng với số lượng hàng hóa nhỏ; lẻ; các trường thông tin đơn giản.
- Các hàm tính trong Excel cần phải được thiết lập đúng; nếu không sẽ làm sai lệch hoàn toàn kết quả tính toán. Điều này đỏi hỏi bạn phải có một số kiến thức cơ bản về các hàm tính toán trong excel.
- Tính bảo mật thông tin của file Excel không quá cao. Vẫn có thể bị nhiễm virus từ máy tính. Khi mất dữ liệu có khả năng không thể khôi phục lại được.
- Quản lý đơn hàng bằng file Excel không có tính linh động cao; vì không thể sử dụng khi offline và trên mọi thiết bị. Cần phải sử dụng thiết bị cố định mới có thể mở file được.
Quản Lý Đơn Đặt Hàng Bằng Một Số Mẫu File Excel Sau
Quản lý trạng thái của đơn hàng
Bạn muốn nắm được trạng thái đơn hàng xem khách hàng đã được nhận chưa; đã được thanh toán chưa? Thì điều đầu tiên bạn cần phải làm là thành thạo trong việc sử dụng các mẫu file excel quản lý đơn đặt hàng này. Thông thường ở file quản lý trạng thái đơn hàng bằng excel sẽ chứa những cột thông tin sau:
- Tên hàng hóa.
- Mã hàng hóa.
- Đơn vị tính.
- Trạng thái đơn hàng.
- Tên nhân viên giao hàng (nếu có).
- Tên khách hàng hoặc số điện thoại.
Khi bạn quản lý các file excel này theo từng trạng thái; như vậy sẽ dễ dàng hơn trong việc quản lý được đơn hàng xuất kho của mình. Những thông tin quan trọng bạn cũng sẽ dễ dàng nắm bắt hơn. Như vậy lúc này bạn mới có thể giải đáp được kịp thời những thắc mắc của khách hàng như: Đã giao chưa? Nó đang ở đâu?… Sẽ không phải mất nhiều thời gian, lúng túng khi khách hàng thắc mắc nữa.
Tải file tại đây: File quản lý trạng thái đơn hàng bằng excel
Quản lý khi đơn hàng phát sinh
Ngoài mẫu file excel quản lý đơn đặt hàng thì còn có file excel liệt kê những thông tin quan trọng về trạng thái của đơn hàng. Bạn nhất định phải có thêm file này mỗi khi có phát sinh thêm nhiều đơn hàng trong ngày. Trong đây sẽ có những thông tin quan trọng bạn cần nhập vào như:
- Ngày tháng phát sinh đơn hàng.
- Trạng thái của đơn hàng.
- Thông tin khách hàng(tên, số điện thoại, địa chỉ).
- Số lượng hàng.
- Số tiền.
- Thông tin đơn vị vận chuyển.
Đặc biệt, bạn có thể thêm hoặc bớt các thuộc tính không cần thiết tùy theo nhu cầu quản lý tại cửa hàng bạn.
Tải file tại đây: File quản lý đơn hàng phát sinh bằng excel
File báo cáo đơn hàng
Cuối cùng, một mẫu file quan trọng không hề thua kém các mẫu file excel quản lý đơn đặt hàng chính là file thống kê báo cáo đơn hàng. Đây là file quan trọng mà bạn không thể thiếu. File excel báo cáo đơn hàng này sẽ giúp bạn cập nhật đầy đủ về thông tin đơn hàng; doanh số mà mình đã có được trong một khoảng thời gian nhất định.
- Ngày tháng.
- Doanh số bán hàng.
- Số lượng đơn hàng.
- Nhân viên phụ trách đơn hàng.
Tải file tại đây: File báo cáo đơn hàng bằng excel
Tạm Kết
Hy vọng với bài viết này đã cũng cấp cho bạn các thông tin cơ bản nhưng vô cùng quan trọng về quản lý đơn đặt hàng bằng excel. Đồng thời cũng gợi ý cho bạn các mẫu file excel quản lý đơn đặt hàng hiệu quả và vô cùng đơn giản. Hãy theo dõi Điện Thoại Giá Kho để cập nhật thêm những thông tin hữu ích; những bài viết chia sẻ về nhiều chủ đề khác nhau rất thú vị, bạn nhé!
Xem thêm: Mẫu File Excel Kế Toán Nội Bộ Miễn Phí
