Trong việc quản lý nhiều dữ liệu, cách lọc dữ liệu trong Google Sheet rất quan trọng để giữ cho bảng tính của bạn trở nên gọn gàng và có trình tự. Khi dữ liệu tăng lên, việc theo dõi trở nên khó khăn hơn. May mắn thay, Google Sheets cung cấp các công cụ hữu ích để giúp bạn sắp xếp và lọc dữ liệu một cách dễ dàng.
Bạn có thể sử dụng các công cụ này để sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tăng hoặc giảm, hoặc theo một số tiêu chí như A-Z, Z-A, số lớn nhất đến số nhỏ nhất hoặc ngược lại. Bạn cũng có thể sử dụng bộ lọc dữ liệu để hiển thị chỉ những dòng dữ liệu mà bạn quan tâm, giúp bạn dễ dàng theo dõi và tìm kiếm thông tin. Hãy cùng Điện thoại Giá Kho khám phá và học cách sử dụng các công cụ này để sắp xếp và lọc dữ liệu trong Google Sheets nhé!
Xem nhanh
Cách phân loại dữ liệu đúng cách trong Google Sheets
Phân loại dữ liệu trong Google Sheets đơn giản là thay đổi thứ tự dữ liệu trong bảng tính. Tuy nhiên, để phân loại đúng cách, bạn cần xem xét hai yếu tố chính sau đây:
- Phân loại dữ liệu dựa trên cột nào: Ví dụ, bạn có thể phân loại danh sách bán hàng dựa trên tổng số doanh thu. Điều này giúp bạn xác định những sản phẩm bán chạy nhất và thu được doanh thu cao nhất.
- Phân loại dữ liệu như thế nào: Bạn có thể phân loại dữ liệu từ lớn nhất tới nhỏ nhất hoặc ngược lại. Ví dụ, nếu bạn muốn xác định những sản phẩm bán chạy nhất, bạn có thể phân loại theo tổng số lượng sản phẩm được bán, từ lớn đến nhỏ.
Khi phân loại dữ liệu, bạn cần đảm bảo rằng toàn bộ thông tin trong bảng tính đều được phân loại đúng cách. Mỗi hàng trong dữ liệu được xem như một “ghi chép” hoặc điểm dữ liệu và chứa một thuộc tính riêng để mô tả dữ liệu đó, chẳng hạn như thời gian bán, địa chỉ khách hàng và tổng số lượng sản phẩm bán được.
Nếu bạn chỉ phân loại cột chứa số lượng sản phẩm bán, bạn có thể bị mắc phải vùng dữ liệu không trùng khớp, chẳng hạn như gán sai tên khách hàng cho số tiền bán được là 100 USD.
Vì vậy, phân loại dữ liệu đúng cách rất quan trọng để đảm bảo sự chính xác và khớp nhất của dữ liệu trong bảng tính. Bạn có thể tham khảo một số ví dụ cụ thể để hiểu rõ hơn về cách phân loại dữ liệu đúng cách.
Cách phân loại dữ liệu trong Google Sheets
Trong Google Sheets, phân loại thông tin theo thứ tự từ A-Z là một tác vụ phổ biến. Việc này giúp cho việc đọc thông tin dễ dàng hơn, đồng thời giúp cho việc tìm kiếm theo từng hàng trở nên đơn giản hơn.
Để phân loại dữ liệu, bạn cần đánh dấu toàn bộ bảng trước. Điều này giúp tránh việc sắp xếp sai cột hoặc chỉ một phần dữ liệu.
Sau đó, bạn có thể sử dụng công cụ tích hợp sẵn trong Google Sheets để phân loại dữ liệu. Truy cập vào tùy chọn menu “Data” và chọn “Sort Range” để sắp xếp dữ liệu theo cột mong muốn.
Lưu ý, việc phân loại dữ liệu theo hướng mong muốn là rất quan trọng. Đối với dữ liệu dạng văn bản, bạn có thể sắp xếp theo bảng chữ cái hoặc ngược lại.
Sau khi phân loại dữ liệu, bạn sẽ thấy dữ liệu được tổ chức một cách khoa học và dễ nhìn. Tuy nhiên, cần lưu ý để tránh tình trạng sắp xếp sai khi chỉ sắp xếp một cột trong khi phần dữ liệu còn lại vẫn nằm ở vị trí ban đầu.
Phân loại dữ liệu theo hai tiêu chí trên Google Sheets
Khi bạn muốn phân loại thông tin dựa trên hai danh mục như cấp độ quan tâm và tên công ty của nhân viên, bạn cần đánh dấu toàn bộ dữ liệu trước khi truy cập vào menu Data > Sort Range. Sau đó, bấm vào Add another sort column để thêm tiêu chí phân loại dữ liệu thứ hai. Việc này cho phép bạn sắp xếp thông tin dựa trên nhiều quy tắc khác nhau.
Trong menu này, bạn cần chú ý đến thứ tự sắp xếp. Quy tắc đầu tiên là “sort by”, sau đó là “then by”. Ví dụ, nếu bạn muốn sắp xếp theo thứ tự mức độ quan tâm trước, tiếp theo là tên công ty, bạn có thể thiết lập tiêu chí phân loại như hình minh họa bên dưới. Chú ý rằng tất cả đều theo bảng chữ cái.
Sử dụng phân loại đa cấp này giúp quyết định cách dữ liệu hiển thị. Bạn có thể thêm nhiều quy tắc sắp xếp dữ liệu để đáp ứng nhu cầu của mình.
Hướng dẫn phân loại dữ liệu theo toàn bộ bảng tính trên Google Sheets
- Bước 1: Mở bảng tính trên Google Sheets trên máy tính.
- Bước 2: Chuột phải vào cột mà bạn muốn phân loại.
- Bước 3: Chọn “Sort sheet by A to Z” hoặc “Sort sheet Z to A” tương ứng với thứ tự bạn muốn sắp xếp.
Hướng dẫn phân loại dữ liệu theo màu sắc trên Google Sheets
- Bước 1: Trên máy tính, truy cập vào bảng tính trên Google Sheets.
- Bước 2: Chọn ô hoặc phạm vi ô mà bạn muốn phân loại.
- Bước 3: Click vào Data > Create a filter để tạo bộ lọc.
- Bước 4: Để hiển thị các tùy chọn bộ lọc, di chuyển đến phía trên của phạm vi và click vào Filter.
- Bước 5: Chọn Sort by color để phân loại dữ liệu theo màu sắc. Bạn có thể chọn phân loại theo màu chữ hoặc màu nền. Các ô chứa màu bạn đã chọn để phân loại sẽ di chuyển lên phía trên của phạm vi.
Lưu ý: Bạn có thể phân loại theo các màu định dạng có điều kiện, không nhất thiết phải là màu thay thế.
- Bước 6: Để tắt bộ lọc, click vào Data > Turn off filter.
Cách đóng băng cột, hàng trong Google Sheet với vài bước thực hiện
Cách sử dụng bộ lọc trong Google Sheet
Để thu hẹp dữ liệu khi xem bảng tính, bạn có thể sử dụng bộ lọc Google Sheets thay vì phân loại thay đổi trình tự dữ liệu. Dưới đây là hướng dẫn cách áp dụng bộ lọc Google Sheets:
- Bước 1: Đánh dấu bảng dữ liệu và chọn Data > Create a Filter trên menu Sheets để bắt đầu thêm bộ lọc.
- Bước 2: Bộ lọc đã được bật, bạn sẽ thấy một biểu tượng nhỏ ở góc phía trên bên phải tiêu đề. Click vào biểu tượng đó, bạn sẽ thấy một danh sách các giá trị trong cột đó ở menu pop-up.
- Bước 3: Tại cửa sổ pop-up này, bạn có thể tắt hoặc bật tiêu chí bạn muốn dữ liệu đáp ứng. Khi nhấn OK, bảng tính sẽ được thu hẹp và chỉ hiển thị dữ liệu phù hợp với quy tắc bộ lọc bạn đã thiết lập trên Google Sheets.
- Bước 4: Tương tự như phân loại, bạn có thể áp dụng nhiều cấp độ lọc. Ví dụ, bạn có thể lọc theo cột mức lương – Salary Grade.
Lưu ý, việc lọc dữ liệu không xóa hay loại bỏ chúng. Dữ liệu vẫn nằm trong bảng và chỉ đợi hiển thị lại khi bạn thay đổi cài đặt bộ lọc. Bằng cách kết hợp các bộ lọc, bạn có thể tạo ra một danh sách tuyển chọn các ứng viên tiềm năng từ số lượng lớn hơn. Đây là ví dụ minh họa hoàn hảo về ý nghĩa của bộ lọc Google Sheets trong quản lý dữ liệu.
Tạo, lưu và xóa một chế độ xem bộ lọc trên Google Sheets
Lưu ý: Nếu bạn chỉ có quyền xem bảng tính, bạn có thể tạo một trình xem bộ lọc tạm thời chỉ bạn mới có thể sử dụng. Google Sheets sẽ không lưu trình xem bộ lọc này.
Tạo một trình xem bộ lọc mới:
- Bước 1: Mở một bảng tính trên Google Sheets trên máy tính.
- Bước 2: Click vào menu Data > Filter views > Create new filter view.
- Bước 3: Phân loại và lọc dữ liệu theo ý muốn.
- Bước 4: Khi hoàn tất, ở góc phải trên cùng của trình xem bộ lọc, click vào Close. Trình xem bộ lọc của bạn sẽ được lưu lại tự động.
Xóa hoặc sao chép một trình xem bộ lọc hiện có:
- Trên bảng tính, click vào menu Options > Delete hoặc Duplicate ở góc phải trên cùng của trình xem bộ lọc.
Mở một trình xem bộ lọc hiện có:
- Bước 1: Mở bảng tính trên Google Sheets trên máy tính.
- Bước 2: Click vào menu Data > Filter views.
- Bước 3: Chọn trình xem bộ lọc muốn mở.
Lưu một trình xem bộ lọc dưới dạng Filter View:
- Bước 1: Mở bảng tính trên Google Sheets trên máy tính.
- Bước 2: Áp dụng một bộ lọc.
- Bước 3: Click vào menu Data > Filter views > Save as filter view.
Đổi tên một trình xem bộ lọc:
- Bước 1: Mở bảng tính trên Google Sheets trên máy tính.
- Bước 2: Click vào menu Data > Filter views.
- Bước 3: Chọn trình xem bộ lọc muốn đổi tên.
- Bước 4: Click vào tên trình xem bộ lọc cũ ở góc trái phía trên cùng của bảng tính và gõ tên mới.
- Bước 5: Nhấn Enter.
Chia sẻ hoặc gửi một link xem trình xem bộ lọc:
- Bước 1: Mở bảng tính trên Google Sheets trên máy tính.
- Bước 2: Mở trình xem bộ lọc muốn chia sẻ.
- Bước 3: Sao chép URL và chia sẻ link xem bộ lọc cho người khác.
Cách lọc và phân loại dữ liệu trong Google Sheet trên thiết bị di động
Cách cắt file excel thành ảnh gửi qua zalo đơn giản
Cách phân loại dữ liệu trong Google Sheet
Để phân loại dữ liệu trong cột theo thứ tự bảng chữ cái hoặc số trên Google Sheets trên điện thoại hoặc máy tính bảng, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Bước 1: Mở bảng tính trong ứng dụng Google Sheets.
- Bước 2: Chạm vào ký tự ởphía trên đầu của cột mà bạn muốn phân loại.
- Bước 3: Chọn “More”.
- Bước 4: Cuộn xuống và chọn “SORT A-Z” hoặc “SORT Z-A” để phân loại dữ liệu của bạn.
Cách lọc dữ liệu trong Google Sheet
Để lọc dữ liệu trên Google Sheets trên thiết bị di động, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Bước 1: Mở bảng tính trong ứng dụng Google Sheets.
- Bước 3: Chọn “More” > “Create a filter”.
- Bước 4: Xác định xem bộ lọc đã được áp dụng cho bảng tính hay chưa bằng cách nhìn vào cột tiêu đề.
- Bước 5: Chạm vào “Filter” ở phía trên đầu của cột mà bạn muốn lọc.
- Bước 6: Chọn “Search”.
- Bước 7: Nhập từ khóa vào thanh tìm kiếm để tìm giá trị hoặc cuộn qua danh sách để xem giá trị trong cột.
- Bước 8: Chọn các mục bạn muốn lọc bằng cách bỏ tích vào chúng. Bảng tính sẽ tự động cập nhật.
- Bước 9: Chọn “Select all” để chọn tất cả các mục hoặc “Clear” để bỏ chọn tất cả.
- Bước 10: Để tắt bộ lọc, chọn “More” > “Remove filter”.
Công thức Filter trong Google Sheets có thể được sử dụng để lọc dữ liệu theo các điều kiện nhất định. Để sử dụng công thức này, bạn cần xác định vùng dữ liệu muốn lọc và ít nhất một điều kiện cần thiết. Bạn cũng có thể tạo một danh sách thả xuống cho các điều kiện lọc để dễ dàng cập nhật lựa chọn.
Công thức Filter trong Google Sheets có dạng sau:
=FILTER(“Vùng dữ liệu cần lọc”; “Điều kiện lọc 1”; [“Điều kiện lọc 2”, …])
Trong đó, “Vùng dữ liệu cần lọc” là phạm vi dữ liệu muốn lọc, có thể chứa số hàng hoặc cột bất kỳ. “Điều kiện lọc 1, 2,…” là các điều kiện lọc dữ liệu.
Lưu ý rằng hàm Filter trong Google Sheets sẽ tự động điền các ký hiệu tiền tệ tương ứng và bạn cũng có thể thêm công thức để trả về kết quả dựa trên điều kiện trong công thức.
Để tránh thiếu dữ liệu khi xử lý dữ liệu đã lọc, có hai yếu tố cần được lưu ý:
- Kiểm tra biểu tượng bộ lọc ở đầu cột và số hàng trong Google Sheets ở bên trái để đảm bảo rằng không có dữ liệu bị ẩn đi.
- Lưu ý rằng không thể chắc chắn hoàn toàn về việc có thiếu dữ liệu hay không. Do đó, tốt nhất là luôn cẩn thận và kiểm tra kỹ trước và sau khi xử lý dữ liệu đã lọc.
Tổng kết
Trong bài viết này, chúng tôi đã giới thiệu cho bạn cách sắp xếp và lọc dữ liệu trong google sheet một cách đơn giản và tiện lợi. Hãy bắt đầu thực hành trên trang tính Google và đừng quên theo dõi trang Tin công nghệ để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích khác nhé!
