Excel là một công cụ hỗ trợ công việc mà rất nhiều người sử dụng thường xuyên trong cuộc sống hàng ngày. Có một vấn đề là dung lượng của file Excel đôi khi quá lớn so với dung lượng thực của nó. Đợi tệp tải xong sẽ khiến bạn mất rất nhiều thời gian gây cảm giác khó chịu. Đây thực sự là một trong những rắc rối gây cản trở cho công việc của bạn. Vậy có cách giảm dung lượng file Excel nào hữu ích cho mọi người tham khảo không? Cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây của Điện thoại Giá Kho để biết cách giảm dung lượng file Excel tốt nhất nhé!
Xem nhanh
- 1 Nguyên nhân khiến file Excel bị nặng và mở chậm
- 2 Cách xác định các file cần giảm dung lượng trên Excel
- 3 Một số cách giảm dung lượng file Excel cho bạn tham khảo
- 3.1 Sử dụng cách xóa định dạng có điều kiện để giảm dung lượng File Excel
- 3.2 Xóa bỏ một số ô tính mà bạn không dùng tới
- 3.3 Xóa data links – cách giảm dung lượng file Excel
- 3.4
- 3.5 Thực hiện nén hình ảnh để giảm dung lượng file
- 3.6 Không sử dụng Watch Window để giảm dung lượng file
- 3.7 Loại bỏ các Name Range – cách giảm dung lượng file Excel
- 3.8 Xóa bỏ một số dữ liệu ẩn trên file
- 4 Những ưu điểm khi thực hiện cách giảm dung lượng file Excel
- 5 Lời kết
Nguyên nhân khiến file Excel bị nặng và mở chậm
Trước khi tìm cách giảm dung lượng file Excel, hãy cùng tìm ra những nguyên nhân khiến cho file Excel bị nặng và mở chậm sau nhé:
- Thông thường, các tệp Excel chứa nhiều công thức phức tạp và hình ảnh có độ phân giải cao. Vì vậy, đây là một trong nhiều nguyên nhân phổ biến gây ra tình trạng quá tải tệp.
- Một lý do khác là người dùng áp dụng nhiều định dạng khác nhau trong quá trình tải tệp lên.
- Hoặc các ô hay bảng chưa được sử dụng nhưng đã được định dạng trước đó khiến tệp chạy chậm.
Cách xác định các file cần giảm dung lượng trên Excel
Các tệp Excel có thể lớn vì một số lý do như chúng tôi đã nêu phía trên, điều này có thể là do nhận xét, công thức, định dạng, trang ẩn, v.v., một hoặc nhiều chi tiết trong số đó có thể ảnh hưởng đến tệp. Khi bạn làm việc trong lĩnh vực tài chính, đầu tư hoặc ngân hàng, các tệp Excel của bạn ngày càng lớn hơn.
Trước khi giảm kích thước tệp Excel, bạn phải xác định tệp nào có dung lượng quá lớn. Tạo một bản sao của bất kỳ tệp Excel nào và làm theo các bước sau để xác định được những file cần giảm dung lượng:
- Thay đổi phần mở rộng bản sao thành .zip
- Sau đó mở thư mục đã nén này và đi tới xl > sau đó chọn vào Worksheets
- Sắp xếp chúng theo kích thước hiển thị là bạn đã hoàn tất các bước.
Một số cách giảm dung lượng file Excel cho bạn tham khảo
Hiện nay có rất nhiều cách giảm dung lượng file Excel khác nhau, nên mọi người chắc chắn sẽ khó lựa chọn được phương pháp tốt nhất. Vì thế Điện Thoại Giá Kho đã tổng hợp những cách hiệu quả và đơn giản nhất dưới đây cho mọi người tham khảo và lựa chọn.
Sử dụng cách xóa định dạng có điều kiện để giảm dung lượng File Excel
Việc giảm kích thước tệp Excel đầu tiên dễ thực hiện nhất đối với mọi người là xóa định dạng có điều kiện. Các bước thực hiện cách giảm dung lượng file Excel bằng phương pháp xóa định dạng có điều kiện được thực hiện như sau:
Mở tệp và chọn các ô được định dạng trên file Excel> chọn vào mục Trang đầu > tiếp tục chọn Định dạng có Điều kiện > chọn Clear Rulers trên màn hình hiển thị. Lúc này hai tùy chọn sẽ xuất hiện trên màn hình máy tính người dùng. Chọn Xóa khỏi các ô đã chọn nếu bạn muốn xóa định dạng khỏi ô hoặc chọn Clear Rulers khỏi toàn bộ trang tính nếu bạn muốn xóa định dạng khỏi toàn bộ ô.
Xóa bỏ một số ô tính mà bạn không dùng tới
Loại bỏ các ô không sử dụng là cách tiếp theo để giảm kích thước tệp Excel cho máy tính của bạn. Đầu tiên, mở file cần giảm dung lượng> nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + phím mũi tên xuống/phải để chọn cột/hàng trống > nhấn chuột phải vào vùng được đánh dấu và chọn Delete để xóa vùng không sử dụng.
Xóa data links – cách giảm dung lượng file Excel
Cách giảm dung lượng file Excel tiếp theo là bước gỡ bỏ liên kết dữ liệu để giảm dung lượng của file Excel. Một lần nữa, trước tiên bạn phải mở file cần giảm dung lượng > sau đó bạn chọn Data > tiếp tục chọn tính năng Edit Links > chọn link cần xóa trên file > cuối cùng click vào Break Link. Xác nhận Break Link một lần nữa và bạn đã hoàn tất các bước xóa data links.
Tiết lộ cách in 2 mặt trong Excel dành cho mọi phiên bản
Thực hiện nén hình ảnh để giảm dung lượng file
Phương pháp giảm dung lượng file Excel tiếp theo là sử dụng các phương pháp nén ảnh. Bước nén sẽ được thực hiện chi tiết theo những gì Điện Thoại Giá Kho hướng dẫn như sau:
Bước 1: Chọn ảnh muốn nén trên file Excel> tiếp tục chọn vào Format > sau đó bạn nhấn Compress Picture.
Bước 2: Bỏ chọn Chỉ áp dụng cho ảnh này trên màn hình hiển thị > chọn vào hành số 5 để thực hiện nén ảnh > nhấn OK để hoàn tất quá trình nén ảnh giảm dung lượng.
Không sử dụng Watch Window để giảm dung lượng file
Cách giảm dung lượng file Excel tiếp theo là giảm kích thước của tệp Excel bằng cách không sử dụng cửa sổ xem. Có thể bạn chưa biết rằng Watch Window thường được sử dụng trong các tài liệu tài chính, quản lý dữ liệu và sản phẩm.
Chúng cho phép bạn xem thông tin chi tiết về các ô cụ thể hoặc các ô hiện không hiển thị trên màn hình. Người dùng không phải mất nhiều thời gian chuyển đổi qua lại giữa các trang tính bằng cách cuộn qua chúng để kiểm tra kết quả. Tuy nhiên, điều này cũng có thể làm cho tệp Excel của bạn lớn và đầy vậy nên việc không sử dụng Watch WIndow sẽ giúp bạn giảm đáng kể dung lượng file.
Các bước thực hiện bạn cần làm theo những gợi ý như sau:
Bước 1: Mở tệp bạn muốn xóa trên file Excel.
Bước 2: Chọn Công thức trên thanh công cụ của màn hình > Chọn Watch Window trên file Excel cần giảm dung lượng.
Bước 3: Khi cửa sổ Watch xuất hiện trên màn hình hiển thị > chọn Delete Watch là xong quá trình giảm dung lượng của file.
Loại bỏ các Name Range – cách giảm dung lượng file Excel
Ngoài các phương pháp trên, xóa Name Range cũng là một phương pháp ít người biết đến để giảm dung lượng file Excel. Các bước này được mô tả chi tiết theo 4 bước đơn giản như bên dưới:
Bước 1: Mở tệp bạn muốn xóa trên Microsoft Excel.
Bước 2: Chọn Equation trên thanh công cụ như hình > Name Manager xuất hiện trên màn hình rồi bạn bấm chọn vào đó.
Bước 3: Chọn vùng tên bị lỗi trên file hiển thị mà bạn muốn xóa > nhấn Delete hoặc dùng phím Delete trên bàn phím để thực hiện thao tác xóa.
Bước 4: Xuất hiện thông báo xác nhận xóa các Name Range các bạn nhấn OK để hoàn tất các bước.
Xem thêm=> Bật mí cách in Excel vừa trang giấy A4 dành cho các bạn mới
Xóa bỏ một số dữ liệu ẩn trên file
Để giảm kích thước tệp Excel của bạn, bạn có thể sử dụng bước tiếp theo để xóa dữ liệu ẩn. Đó cũng là cách giúp giảm thiểu dung lượng đồng thời cũng hỗ trợ rất nhiều cho công việc của bạn. Các bước thực hiện xóa bỏ dữ liệu ẩn trên file được thực hiện như sau:
Bước 1: Mở trình duyệt Excel trên máy tính bạn > Vào mục File trên trình duyệt > sau đó bạn chọn vào Infor > Chọn tiếp vào mục Check Questions và nhấn Check Document.
Bước 2: Trong bảng Inspect Document người dùng chọn Inspect để Excel giúp kiểm tra dữ liệu ẩn.
Bước 3: Cuối cùng bạn chọn Delete All để xóa toàn bộ những dữ liệu ẩn này là hoàn thành xong các bước.
Những ưu điểm khi thực hiện cách giảm dung lượng file Excel
Bây giờ bạn đã biết cách giảm dung lượng file Excel, nhưng bạn có biết lợi ích của việc này không? Nếu không, hãy khám phá những lợi ích của việc “dọn dẹp” các tệp Excel của bạn trong phần nội dung sau:
- Giảm kích thước file Excel sẽ giúp tệp xử lý nhanh hơn.
- Không chỉ vậy, khi dung lượng tệp giảm mọi chia sẻ dữ liệu còn nhanh hơn và dễ dàng hơn.
- Cuối cùng, bạn không cần phải chạm vào phần mềm giải nén khác để giảm dung lượng cho file.
Xem thêm=> Tiết lộ cách vượt quyền truy cập Google Drive dễ dàng và nhanh chóng
Lời kết
Hướng Dẫn cách giảm dung lượng file Excel của Điện Thoại Giá Kho trên đây hy vọng sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề của mình theo cách tốt nhất có thể. Cảm ơn bạn đã quan tâm và đọc hướng dẫn của chúng tôi. Các bài viết Tin công nghệ mới nhất luôn được cập nhật nhanh chóng và nóng hổi, mời các bạn chú ý theo dõi trang của Điện Thoại Giá Kho mỗi ngày.
